M-Files, dat door de Benelux Group wordt ondersteund en verkocht, is een informatiemanagementsysteem. Het in Zoetermeer gevestigde kantoor van de Benelux Group heeft op verzoek van een klant een eigen mailing module gemaakt voor M-Files. Deze module, die de naam M3 (M-Files Mailing Module) heeft gekregen, wordt nu in de markt gezet.
Mini-CRM
Het Centraal Bureau voor Fondsenwerving (CBF) maakt al zeven jaar gebruik van de software van M-Files. “Op basis van enkele condities hebben wij het CBF de mogelijkheid gegeven om gepersonaliseerde e-mails te versturen op basis van beschikbare gegevens in M-Files”, legt Ruud van Graafeiland, partner bij de Benelux Group, uit. “Door toevoeging van een stukje software hebben we een document informatiemanagementsysteem volledig geschikt gemaakt om als een mini-CRM te kunnen werken. Dit maakt MailChimp en allerlei andere soortgelijke producten overbodig.”
Mailsysteem koppelen aan M-Files
Met M3 is het mogelijk om alle gegevens die zijn opgeslagen in M-Files voor e-mails te gebruiken. Op het moment dat er een mailing wordt verstuurd naar klanten en die is relevant om te bewaren, dan kun je niet alleen de gegevens gebruiken uit M-Files, maar de mailing ook automatisch bewaren in het digitale dossier in M-Files. “Je wilt bij een mailing van enkele tientallen of honderden mails niet één voor één losse e-mails maken, personaliseren en opslaan. Met de door ons ontwikkelde software is dat nu niet meer nodig.”
Van Graafeiland geeft een voorbeeld. Als een autoleasemaatschappij naar alle berijders met winterbanden in het contract een persoonlijke e-mail zou willen versturen over de aankomende bandenwissel na de winter, dan is M3 een prachtig hulpmiddel. We maken één mail en halen bij elk contract, waarbij “Winterbanden = JA” staat, een aantal gegevens op. Bijvoorbeeld het e-mailadres en de voornaam van de berijder, de uitvoerende garage, merk, type en kenteken van de auto. Al deze variabelen worden in die ene mail gebruikt om vervolgens honderden gepersonaliseerde mails te versturen. Het resultaat wordt dan verzonden en desgewenst ook opgeslagen in M-Files. “Het mailtje over de winterbanden kan ik dan weer netjes vinden in het dossier van een auto of berijder.”
Vermarkten
De Benelux Group heeft de mailing module M3 op verzoek van het CBF gemaakt, maar wel met de afspraak dat de Benelux Group dit moet gaan vermarkten. “Het CBF werkt met zoveel mogelijk standaard software. Als we de voor hen ontwikkelde mailing module aanbieden aan onze M-Files klanten, voldoet M3 aan de vereisten van het CBF. Zij willen graag dat zoveel mogelijk anderen er ook gebruik van gaan maken en dat het product doorontwikkeld wordt.”
Meer informatie over de Benelux Group vind je via www.kantoor247.nl.
