Microsoft-producten zijn essentieel geworden in de moderne zakelijke wereld. Of het nu gaat om het gebruik van Office 365 voor dagelijkse kantoorwerkzaamheden of Azure voor cloud infrastructuur, Microsoft licenties vormen een aanzienlijk deel van de IT-uitgaven van een organisatie en dienen als basis voor een groot deel van alle processen in en rondom het bedrijf. Om er voor te zorgen dat alle bedrijfsprocessen dus gewoon doorgang kunnen vinden, is het belangrijk om je licenties regelmatig onder de loep te nemen en te optimaliseren waar nodig. Vooral bij grote bedrijven valt hier veel winst te behalen en is dynamic 365 optimalisatie, maar ook Office 365 een absolute must om regelmatig naar te laten kijken. Uiteraard is dit niet iets wat je van vandaag op morgen doet, maar is het wel belangrijk dit als bedrijf in te zien. Daarom bespreken we graag de voordelen met je van het optimaliseren van je licenties en waarom het belangrijk is dit te laten doen door een professionele partij.
Kostenbeheersing en budget optimalisatie
Een van de meest voor de hand liggende redenen om periodiek naar je licenties te laten kijken en deze waar nodig te laten optimaliseren, is kostenbeheersing. Ongebruikte of overbodige licenties kunnen aanzienlijke financiële lasten met zich meebrengen, terwijl dit volledig nutteloos is. Door een grondige analyse van je licenties uit te voeren en ze aan te passen aan de werkelijke behoeften van je organisatie, voorkom je onnodige uitgaven, die je vervolgens kunt gebruiken om te investeren in andere facetten. Uiteraard is het wel belangrijk dat je absoluut niet bespaart op deze ‘kosten’, maar wel kritisch kijkt wat nodig is ja of nee.
Licentieovereenkomst compliance
Het naleven van de licentieovereenkomsten van Microsoft is niet alleen van belang om juridische problemen te voorkomen, maar het kan ook aanzienlijke boetes en financiële sancties voorkomen. Sinds 2014 zien we namelijk dat Microsoft ook in Nederland actiever is geworden met het doen van zogenaamde audits bij grote bedrijven met veel licenties. Op deze manier wordt er gekeken of het aantal licenties wel aansluit bij het gebruik, waarbij er zelfs kan worden gekozen dit tot in detail te laten auditten door een externe partij. Nu vraag je je misschien af of dit mag, maar dat is dus wel het geval. Omdat Microsoft eigenaar is van de software en jij als ondernemer akkoord bent gegaan met de voorwaarden, zijn ze hier volledig vrij in om dit te doen.
Verbeterde productiviteit
Uiteindelijk is kostenbeheersing ontzettend belangrijk, maar daar hoort een verbeterde productiviteit natuurlijk ook bij. Een goed geoptimaliseerde licentiestructuur kan je namelijk helpen om de productiviteit van je werknemers te verbeteren. Het biedt de juiste tools en toepassing voor de juiste taken, waardoor je personeel efficiënter kan werken en zich kan concentreren op hun kerntaken. Dit zorgt ervoor dat je niet alleen meer werk in minder tijd gedaan krijgt, maar je werknemers vaak ook een stuk gemotiveerder zijn, omdat ze met de juiste tools kunnen werken die het allemaal net even wat makkelijker maken. Dit heeft dus voor zowel werknemers als werkgever de nodige voordelen.
