Maatwerk evenementen voor het MKB

Maatwerk evenementen voor het MKB

De Stadsgehoorzaal huren voor mijn vergadering of borrel? Dat is toch te groot of te duur? Nee hoor, dat hoeft zeker niet zo te zijn. Iedereen is welkom in het huis van de stad, zeker ook het MKB. We geven een kijkje achter de schermen bij het organiseren van een evenement.

“Is deze datum in november nog vrij bij jullie?”, appte Irene Slats van Ommen van BV Leiden naar Ellen Simons van de Stadsgehoorzaal. De vrouwen kennen elkaar al langer en hebben samen menig evenement tot een succes gemaakt. Dit keer wilde de ondernemersvereniging een gala organiseren en waren ze op zoek naar een locatie. “We hebben vaker samengewerkt met de Stadsgehoorzaal en dat gaat altijd goed. Het is een prachtige locatie. Ze denken hier in oplossingen. Als iets niet mogelijk blijkt, denken ze mee over wat er wél kan. We hadden eerst de Breezaal op het oog, maar na de rondleiding hebben we gekozen voor Grand Café Van ‘t Huis. Een intieme ruimte die we gezellig kunnen aankleden.” Marjolein Hettinga van BV Leiden vult aan: “Het café is prachtig, het terras ligt verscholen en is met mooi weer zo leuk. Je moet het weten, dan kom je zeker vaker terug.” Na de rondleiding werd de invulling van het gala verder besproken en stuurde Ellen de offerte voor het event.

Brainstormen & meedenken
Ellen vertelt: “Ik kreeg nu een appje omdat Irene en ik elkaar al lang kennen, maar vaak krijgen wij als salesafdeling het verzoek via mail of telefoon binnen. Ik nodig de opdrachtgevers uit om langs te komen, we bespreken hun wensen en geven inzicht in de kosten. Een persoonlijke aanpak en face to face afspreken blijft toch het fijnst om snel te schakelen en het is altijd goed om de locatie in het echt te zien. Je ziet bij BV Leiden dat dit heel nuttig kan zijn.” De ontmoeting wordt altijd bij gewoond door een eventmanager die gedurende het hele traject het vaste aanspreekpunt is en ook aanwezig zal zijn tijdens het event zelf. Ellen: “Elk event is weer helemaal anders en maatwerk. De eventmanager laat zien wat er allemaal mogelijk is, ze brainstormen graag met de klant mee. Door hun ervaring weten ze ook wat je beter niet kunt doen. Een klant wilde bijvoorbeeld bittergarnituur voor een feest van een paar honderd man laten serveren. De eventmanager wijst er dan op dat de honderden bitterballen niet allemaal tegelijk kunnen worden uitgeserveerd.”

Ook voor MKB
Grote bedrijven en organisaties van binnen en buiten Leiden weten de Stadsgehoorzaal wel te vinden. Partijen in de wetenschappelijke wereld willen graag in de Stad van Ontdekkingen iets organiseren. Ellen: “De Leidenaar zelf komt hier naar een voorstelling, maar denkt niet: die zakelijke borrel, personeelsfeest, relatie-evenement, productpresentatie of vergadering kan ook hier. De mogelijkheden zijn volgens mij nog niet helemaal bekend bij het MKB in onze regio.” Vaak wordt gedacht dat ze te groot of te duur zijn. De Stadsgehoorzaal beschikt echter over negen verschillende zalen van verschillende afmetingen, voor vergaderingen van vijftien man tot feesten met 1200 man en alles daartussenin. Qua prijs zijn ze niet duurder dan andere vergelijkbare locaties. De Stadsgehoorzaal kan elk evenement bovendien coronaproof faciliteren. “Veiligheid staat bij ons voorop. We kunnen qr-codes checken, placeren, afstand houden, hybride events organiseren, er is van alles mogelijk.” 

Samen sterk
Ook voor de Stadsgehoorzaal was het een lastige periode. Na de lange sluiting moesten ze opnieuw gaan bouwen aan het team. “Maar we steken hier allemaal de handen uit de mouwen. Laatst hadden we tijdens een feest een aantal zieken. Dan sta ik ook gewoon in mijn galajurk dienbladen uit te serveren. Onze stagiair keek daar wel van op! Maar zo gaat het bij ons. We helpen elkaar en springen bij waar nodig. Wat dat betreft zijn onze medewerkers echte helden.” Even terug naar het gala van BV Leiden. Dat heeft door de huidige coronamaatregelen nog niet plaats kunnen vinden, maar wat in het vat zit verzuurt niet. 

STADSGEHOORZAAL
Breestraat 60 | Leiden
www.leidseschouwburg-stadsgehoorzaal.nl/zakelijk

Gekoppeld aan dit bericht


Reacties